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使用电话时应注意的礼节

来源:雪可美容网  作者:佚名
导语:电话被现代人公认为便利的通讯工具,在日常工作中,使用电话的语言很关键,它直接影响着一个部门的声誉;在日常生活中,我们通过电话也能粗略判断对方的人品、性格。因而,掌握正确的、礼貌待人的打电话方法是非常必要的。

使用电话时应注意的礼节

  打电话时虽然相互看不见,但说话声音的大小,对待对方的态度,使用语言的简洁程度等看不见的风度表现,都通过电话传给了对方。电话虽然是机械的,但使用它的,第一件事就是用声调表达出你的诚恳和热情,声音悦耳,音量适中,这是每一位打电话的人都应遵守的最简单、最起码的礼貌。

  那么在使用电话时,还应注意哪些事项呢?

  1.打电话的人应注意的事项。打电话的时间必须留意。往对方家里打电话,应避开早晨8点钟以前,晚上10点钟以后。往单位打电话谈公事,最好避开临下班前10分钟。尤其是需要查询后,方可回复的电话,处理各种业务问题的电话,最好在早晨上班的时候打,此时人们头脑最清楚,办事效率最高。

  打电话时要先通报自己的单位或姓名。开口就打听自己需要了解的事情,咄咄逼人的态度是令人反感的。

  礼貌地询问对方是否方便之后,再开始交谈。比如,“您好! 我是××公司,我想占用您5分钟时间,提两个问题,可以吗?”

  假如要找的人不在,对方又问是否有什么话需转告时,你千万不要一声“没有”就挂断,一般做法是留下姓名和电话号码,如果真没事可转告,也应客气地道谢。

  电话内容应言简意赅,切忌长时间占用电话聊天。办公室的电话用于办公,最好不在上班时间内打私人电话。

  由于某种原因,电话中断了,要由打电话的人重新拨打。

  打完电话挂掉时要轻,赌气地把话筒一扔,是没有礼貌的做法。一般应由年长者或接电话的一方先挂电话。

  2. 接电话人需注意的事项。电话铃一响,就应马上去接,不要采取怠慢态度。接电话首先报出单位名称或部门。接电话找人是常有的事,你不要一声“不在”不容分说就把电话挂上了,也不能过分追问对方情况,例如,你找他有什么事,你是他什么人。这都是非常失礼的表现。你应说:“请稍等!”如果没有看见对方找的人,要立即告之:“对不起,本人不在,需要我转告什么吗?” 但询问对方姓名后再说“本人不在”这样很容易引起对方的误解。

  接电话时,嘴里正吃着东西,要尽快把东西吞下去再接,免得对方听不清楚并有失礼之嫌。

  拨错号码是常有的事,接到拨错号码的电话,你不能一声“错了”,然后重重地挂上电话,要语气温和地告诉对方:“你打错了,这是××单位。”当你自己拨错电话后,应向对方道一声歉。

  别人打电话找你,你应该尽可能地亲自去接,就是手里有很忙的事,也要把它放下,让家人或他人去代接是不礼貌的。电话可以传递信息,可以增加工作效率,如果不学会和遵守使用电话的常识,那将会适得其反。

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