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通讯的礼仪

来源:雪可美容网  作者:佚名
导语:人所共知,现代社会乃是一个信息的社会。对于广大商界人士而言,信息就是资源,信息就是财富,信息就是生命,所以大家不约而同地对信息重视有加。

通讯的礼仪

  目前,多种多样的现代化通讯工具层出不穷。它们的出现,为商界人士获取信息、传递信息、利用信息,提供了越来越多的选择。

  通讯,一般有其特定的含义。它是指人们利用一定的电讯设备,来进行信息的传递。被传递的信息,既可以是文字、符号,也可以是表格、图像。在日常生活里,商界人士接触最多的通讯手段,当今主要有电话、电报、电传、寻呼、传真、电子邮件,等等。通讯礼仪,通常即指在利用上述各种通讯手段时,所应遵守的礼仪规范。

  考虑到商界人士的实际需求,以下将着重介绍一下而今应用最多、最广的电话、手机、寻呼机、传真机以及电子邮件的基本礼仪。

  在所有电子通讯手段中,电话出现得最早。迄今为止,它也是使用最广的。因此,电话礼仪是商界人士所要掌握的重点。对于商界人士来讲,电话不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的寻常工具,而且也是商务人员所在单位或个人的形象的一个载体。在商务交往中,普普通通的接打电话,实际上是在为通话者所在的单位、为通话者本人绘制一幅给人以深刻印象的电话形象。所谓电话形象,即人们在通电话的整个过程之中的语言、声调、内容、表情、态度、时间感等等的集合。它能够真实地体现出个人的素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。正是因为电话形象在现代社会中无处不在,而商务交往又与电话“难解难分”,因此凡是重视维护自身形象的单位,无不对电话的使用给予了高度的关注。

  与日常会话和书信联络相比,接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等等较为突出的特点。所谓即时性、经常性、简捷性、双向性都不难理解,而所谓礼仪性却不能够不为之“正名”。

  电话的礼仪性特点,直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话,都必须以礼待人,克己而敬人。假如不注意在使用电话的过程中讲究礼貌,先敬于人,无形之中将会使自己的人际关系受到损害。

  使用电话通讯,有主动地拨打电话与被动地接听电话之别。从礼仪方面来讲,拨打电话与接听电话时有着各自不同的标准作法。以下,就分别对其加以介绍。

  在商务交往中,需要商务人员“先发制人”,首先打电话给别人的情况极多。当商务人员准备拨打电话时,率先考虑的问题共有三个。

  问题之一,是这个电话该不该打。需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢等等时候,都有必要利用一下电话。而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话,则最好不要打。即使非常地想打电话聊聊天,也要两厢情愿,要先征得对方首肯,并选择适当的时间。不要在单位打私人电话。在公用电话亭“目空一切”地“煲电话粥”,也是做人极不自觉地表现。

  问题之二,是这个电话应当何时去打。有关公务的电话,应当公事公办,最好在上班时打。双方约定的通话时间,轻易不要更动。要想使通话效果好一些,使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响,则通话应选择在周一至周五,而不应是在周末。也不要在对方刚上班、快下班、午休或快吃午饭时,不识时务地把电话打过去。因紧急事宜打电话到别人家里去,通话之初先要为此说声“对不起”,而且尽量不要在对方用餐、睡觉、过节、度周末时这样做。与外商通电话时,须顾及对方在作息时间上的特点。打电话去海外,还应考虑到此地与彼地的时差。

  问题之三,是这个电话的内容应当如何准备。电话被称为“无形造访的不速之客”。在很多情况下,它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活。因此,打电话的人务必要有一个明确的指导思想,除非万不得已,每次打电话的时间不应超过三分钟。在国外,这叫做“通话三分钟原则”,已为商界所广泛遵守。有鉴于此,商界人士在打电话前,为节省时间,一定要“去粗取精”,条理清晰地预备好提纲。届时,应根据腹稿或文字稿来直截了当地通话。若拨通电话时对方正忙,则不应强人所难,非“一气呵成”不可。可以约一个时间,过一会儿再打。此外,与不熟悉的单位或个人联络,对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚,以便“胸有成竹”,免得因为搞错而浪费时间。

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